Divisi Umum (GA) di institusi perbankan memiliki tanggung jawab penting dalam memastikan seluruh proses pengadaan barang dan jasa berjalan secara efisien, transparan, dan sesuai dengan ketentuan yang berlaku. Salah satu tantangan terbesar dalam proses ini adalah memastikan bahwa pemilihan vendor dilakukan secara objektif dan profesional, serta bahwa kontrak kerja sama yang disusun mampu mengakomodasi kepentingan organisasi sekaligus meminimalkan risiko. Banyak kasus di mana kendala dalam implementasi kontrak, keterlambatan layanan, hingga ketidaksesuaian spesifikasi disebabkan oleh lemahnya proses evaluasi vendor dan pengelolaan kontrak yang tidak sistematis. Oleh karena itu, dibutuhkan penguatan kapasitas SDM Divisi Umum dalam mengevaluasi vendor secara menyeluruh, mulai dari seleksi awal, penilaian kinerja, hingga pengelolaan kontrak secara menyeluruh dalam siklus kerja sama jangka panjang.
Pelatihan ini dirancang untuk membekali peserta dengan pemahaman praktis dan strategis mengenai proses evaluasi vendor serta manajemen kontrak yang baik dalam konteks pengadaan di sektor perbankan. Peserta akan mempelajari metode dan indikator evaluasi vendor berbasis kinerja, kepatuhan, dan kualitas layanan, serta teknik penyusunan dan pengelolaan kontrak yang adaptif terhadap perubahan kebutuhan, risiko operasional, maupun ketentuan hukum dan regulasi yang berlaku. Materi pelatihan mencakup pendekatan analitis dalam memilih vendor yang tepat, pengelolaan hubungan vendor secara profesional, serta penerapan prinsip-prinsip good governance dalam kontrak kerja sama. Dengan pendekatan studi kasus, diskusi kelompok, dan simulasi perjanjian kerja, pelatihan ini akan membantu peserta membangun sistem pengadaan dan kontraktual yang lebih terstruktur, aman, dan berkelanjutan.
Tujuan
- Memahami prinsip evaluasi vendor yang objektif, sistematis, dan sesuai standar tata kelola organisasi.
- Menerapkan metode dan indikator penilaian vendor yang relevan dengan kebutuhan layanan Divisi Umum.
- Menyusun dan mengelola kontrak kerja sama dengan vendor secara profesional dan adaptif.
- Mengidentifikasi potensi risiko kontrak dan melakukan mitigasi sejak tahap penyusunan hingga implementasi.
- Membangun pola kerja sama yang produktif, adil, dan transparan antara institusi perbankan dan mitra vendor.
Materi Pokok
Hari 1: Evaluasi Vendor yang Efektif dan Objektif
- Pentingnya Evaluasi Vendor dalam Tata Kelola Pengadaan
- Peran vendor dalam kelancaran operasional bank
- Risiko kerja sama tanpa evaluasi yang memadai
- Keterkaitan evaluasi vendor dengan kepatuhan dan reputasi institusi
- Tahapan dan Metodologi Evaluasi Vendor
- Evaluasi awal vs evaluasi berkala
- Kriteria objektif: harga, kualitas, kapasitas, kepatuhan hukum
- Penggunaan skor penilaian dan dokumen pendukung
- Alat dan Sistem Pendukung Evaluasi Vendor
- Formulir evaluasi dan digitalisasi proses penilaian
- Integrasi dengan sistem e-Procurement atau ERP
- Studi kasus evaluasi vendor yang berdampak pada efisiensi layanan
- Simulasi Evaluasi Vendor
- Praktik penyusunan kriteria penilaian berdasarkan kebutuhan nyata
- Latihan menilai dan membandingkan vendor
- Diskusi umpan balik dan pengambilan keputusan evaluatif
Hari 2: Manajemen Kontrak Vendor yang Profesional
- Dasar-Dasar Penyusunan Kontrak Pengadaan
- Unsur penting dalam kontrak pengadaan barang/jasa
- Keseimbangan hak dan kewajiban dalam perjanjian
- Jenis kontrak yang umum digunakan di Divisi Umum
- Implementasi & Monitoring Kontrak
- Strategi pelaksanaan kontrak dan pengawasan SLA
- Penanganan keterlambatan, perubahan spesifikasi, dan dispute
- Dokumentasi kontrak dan pelaporan berkala
- Risiko dalam Kontrak dan Mitigasinya
- Identifikasi klausul risiko tinggi (force majeure, penalti, terminasi)
- Antisipasi wanprestasi dan penyelesaian sengketa
- Kolaborasi dengan divisi legal dan compliance
- Workshop & Simulasi Pengelolaan Kontrak Vendor
- Simulasi negosiasi dan review dokumen kontrak
- Penyusunan rencana pemantauan kinerja kontraktual
- Penyusunan action plan untuk manajemen kontrak di unit kerja peserta
