Divisi General Affairs (GA) dalam industri keuangan memegang peran krusial sebagai tulang punggung operasional yang memastikan kelancaran aktivitas kantor, keamanan lingkungan kerja, pengelolaan aset, serta kenyamanan fasilitas bagi seluruh unit bisnis. Tantangan pengelolaan GA semakin kompleks seiring meningkatnya tuntutan efisiensi biaya, transparansi, kepatuhan terhadap regulasi, serta kebutuhan akan sistem kerja yang adaptif dan berkelanjutan. Pelatihan ini dirancang khusus untuk membekali staf dan manajer GA dengan wawasan strategis dan keterampilan teknis dalam mengelola fungsi GA secara profesional, terukur, dan terintegrasi dengan strategi perusahaan. Pendekatan pelatihan ini tidak hanya menekankan aspek administratif dan operasional, tetapi juga penguatan peran GA sebagai mitra strategis dalam mendukung tata kelola perusahaan yang baik (Good Corporate Governance).
Selama dua hari pelatihan, peserta akan mempelajari bagaimana mengelola fungsi-fungsi utama General Affairs — mulai dari pengelolaan fasilitas dan gedung, pengadaan barang dan jasa, keamanan kantor, hingga layanan pendukung seperti transportasi, kebersihan, dan kearsipan — dengan pendekatan berbasis sistem, teknologi, dan kepatuhan. Pelatihan ini juga membahas penguatan soft skill seperti komunikasi lintas divisi, penyusunan SOP, dan pengelolaan vendor serta kontrak kerja sama secara efisien dan akuntabel. Studi kasus dari industri keuangan akan digunakan untuk memberikan pemahaman praktis tentang bagaimana GA dapat berkontribusi terhadap efisiensi biaya, kepatuhan internal, serta kepuasan kerja karyawan. Pelatihan ini cocok bagi staf, koordinator, dan manajer GA di sektor perbankan, asuransi, pembiayaan, maupun lembaga keuangan lainnya yang ingin meningkatkan profesionalisme dan kinerja layanan pendukung secara menyeluruh.
Tujuan
Setelah mengikuti pelatihan ini, peserta diharapkan dapat:
- Memahami ruang lingkup, peran strategis, dan fungsi utama General Affairs dalam industri keuangan.
- Mengelola fasilitas, aset, dan kebutuhan operasional kantor secara efisien, aman, dan sesuai regulasi.
- Menyusun dan mengimplementasikan SOP GA yang efektif dan terdokumentasi.
- Mengelola proses pengadaan, hubungan vendor, dan kontrak kerja dengan prinsip transparansi dan akuntabilitas.
- Meningkatkan sinergi antara fungsi GA dan unit kerja lainnya untuk mendukung operasional dan tata kelola perusahaan.
Materi Pokok
Hari 1: Dasar dan Strategi Pengelolaan General Affairs
- Peran Strategis General Affairs di Industri Keuangan
- Fungsi GA dalam mendukung operasional bisnis
- Tantangan GA di sektor perbankan dan keuangan modern
- GA sebagai bagian dari tata kelola dan manajemen risiko
- Pengelolaan Fasilitas dan Aset Kantor
- Perencanaan kebutuhan ruang kerja, utilitas, dan fasilitas umum
- Pengelolaan aset tetap dan inventaris (manual vs digital)
- Pemeliharaan berkala, pengelolaan kerusakan, dan manajemen keluhan
- Manajemen Layanan Pendukung Kantor
- Pengelolaan transportasi, keamanan, kebersihan, dan layanan umum lainnya
- Supervisi dan evaluasi kinerja tenaga outsourcing (OB, cleaning, satpam)
- Layanan GA berbasis service excellence untuk unit kerja
- Penyusunan SOP dan Dokumentasi Operasional GA
- Menyusun prosedur kerja yang efisien dan terukur
- Dokumentasi administratif GA yang sesuai audit dan kepatuhan
- Penggunaan sistem dan teknologi pendukung kerja GA
Hari 2: Pengadaan, Vendor Management, dan Sinergi Lintas Fungsi
- Manajemen Pengadaan Barang dan Jasa
- Prinsip-prinsip pengadaan (efisien, transparan, akuntabel)
- Tahapan proses pengadaan dan pengendalian biaya
- Strategi optimalisasi anggaran operasional GA
- Manajemen Vendor dan Kontrak Kerja Sama
- Seleksi, negosiasi, dan evaluasi vendor
- Penyusunan kontrak kerja sama dan pengendalian kualitas layanan
- Studi kasus: vendor outsourcing kebersihan dan keamanan
- Audit Internal dan Kepatuhan dalam Fungsi GA
- Risiko umum dalam pengelolaan GA dan pengendaliannya
- Checklist audit untuk kegiatan GA
- Kepatuhan terhadap standar keamanan, lingkungan, dan regulasi OJK/BI
- Sinergi Lintas Divisi dan Peran GA sebagai Mitra Strategis
- Komunikasi efektif antara GA dan unit bisnis/operasional
- Peran GA dalam mendukung program ESG dan green office
- Membangun budaya kerja kolaboratif dan pelayanan internal
