Strategi Pengadaan Barang dan Jasa yang Efektif, Transparan, dan Akuntabel di Perbankan

Pengadaan barang dan jasa di sektor perbankan merupakan proses krusial yang secara langsung berdampak pada efisiensi biaya, kualitas operasional, dan kepatuhan terhadap prinsip tata kelola perusahaan yang baik (GCG). Dalam praktiknya, pengadaan tidak hanya sekadar memilih vendor atau membandingkan harga, melainkan juga mencakup perencanaan kebutuhan, penilaian risiko, dokumentasi yang tertib, serta mekanisme evaluasi yang transparan dan akuntabel. Di tengah tuntutan regulator dan ekspektasi publik terhadap integritas sektor keuangan, setiap proses pengadaan harus dilakukan dengan sistematis, terdokumentasi, dan sesuai kebijakan internal maupun eksternal. Pelatihan ini dirancang khusus untuk membantu para pelaksana pengadaan di industri perbankan agar mampu memahami prinsip, strategi, dan praktik terbaik dalam melaksanakan proses pengadaan barang dan jasa secara efektif dan bebas dari konflik kepentingan.

Selama dua hari, peserta akan mempelajari keseluruhan siklus pengadaan mulai dari perencanaan, proses seleksi, kontraktual, hingga pengelolaan vendor pasca-kontrak. Pelatihan ini juga akan membahas metode evaluasi teknis dan harga, strategi negosiasi, serta penggunaan sistem informasi dalam mendukung transparansi dan pengendalian internal. Tidak kalah penting, aspek kepatuhan, audit, dan mitigasi risiko pengadaan juga akan dibahas untuk memastikan proses yang bersih, efisien, dan dapat dipertanggungjawabkan. Studi kasus dari lingkungan perbankan dan simulasi pemilihan penyedia barang/jasa akan memperkuat pemahaman praktis peserta terhadap tantangan riil yang dihadapi di lapangan. Pelatihan ini sangat relevan bagi staf General Affairs, Procurement, Legal, Risk Management, dan bagian operasional lainnya yang terlibat dalam pengadaan barang dan jasa di lembaga keuangan.

Tujuan

• Memahami prinsip dasar pengadaan barang dan jasa yang efektif, transparan, dan akuntabel.
• Menyusun strategi pengadaan yang selaras dengan kebutuhan bisnis dan kepatuhan regulasi.
• Melaksanakan proses seleksi penyedia jasa secara objektif dan terdokumentasi.
• Mengelola kontrak, vendor, dan pengendalian risiko dalam pengadaan.
• Meningkatkan efisiensi dan integritas proses pengadaan di lingkungan perbankan.

Materi Pokok

• Hari 1: Prinsip dan Tahapan Pengadaan yang Efisien dan Transparan
  • Pengantar Manajemen Pengadaan di Industri Perbankan
    • Peran strategis fungsi pengadaan dalam operasional bank.
    • Tantangan umum dalam pengadaan dan dampaknya terhadap reputasi.
    • Regulasi dan pedoman OJK, BI, serta standar GCG terkait pengadaan.
  • Perencanaan Kebutuhan dan Strategi Pengadaan
    • Identifikasi kebutuhan barang dan jasa unit kerja.
    • Penyusunan rencana pengadaan tahunan dan alokasi anggaran.
    • Strategi pengadaan langsung, tender terbatas, dan e-procurement.
  • Proses Seleksi Penyedia Barang dan Jasa
    • Tahapan pengadaan: dari undangan hingga penetapan pemenang.
    • Penyusunan kriteria evaluasi teknis dan harga.
    • Tata cara pembukaan penawaran dan dokumentasi proses.
  • Negosiasi dan Penyusunan Kontrak
    • Teknik negosiasi dengan vendor untuk mendapatkan nilai optimal.
    • Penyusunan kontrak kerja sama yang kuat dan adil.
    • Klausul penting dalam kontrak dan mitigasi risiko hukum.
• Hari 2: Pengelolaan Vendor, Audit, dan Pengendalian Risiko Pengadaan
  • Manajemen Vendor dan Penilaian Kinerja
    • Strategi pemilihan, registrasi, dan evaluasi vendor.
    • Monitoring pelaksanaan pekerjaan/layanan dari penyedia.
    • Sistem blacklist dan konsekuensi terhadap vendor bermasalah.
  • Transparansi, Etika, dan Pencegahan Konflik Kepentingan
    • Etika pengadaan dan integritas pegawai.
    • Pencegahan fraud dan gratifikasi dalam proses pengadaan.
    • Sistem pengendalian internal dan pelaporan penyimpangan.
  • Audit dan Kepatuhan dalam Fungsi Pengadaan
    • Checklist audit pengadaan dari perspektif internal & eksternal.
    • Dokumentasi wajib dan bukti pertanggungjawaban proses.
    • Temuan audit umum dalam pengadaan dan tindak lanjutnya.
  • Penerapan Teknologi dalam Pengadaan Modern
    • Pemanfaatan e-procurement dan digital approval.
    • Sistem informasi pengadaan: keunggulan dan tantangan.
    • Studi kasus penggunaan teknologi untuk efisiensi dan transparansi.