Dalam industri perbankan yang menjunjung tinggi tata kelola perusahaan yang baik
(Good Corporate Governance – GCG), layanan administrasi dan dokumentasi tidak hanya berperan
sebagai penunjang operasional, tetapi juga sebagai fondasi dari akuntabilitas, transparansi, dan kepatuhan.
Kegiatan administratif seperti pencatatan surat menyurat, pengarsipan dokumen, pengelolaan data internal,
hingga pelaporan internal dan eksternal wajib dilakukan dengan standar ketelitian tinggi, terdokumentasi
dengan baik, serta dapat ditelusuri secara sistematis.
Di tengah meningkatnya kompleksitas regulasi dan ekspektasi dari regulator (seperti OJK dan BI),
fungsi Divisi Umum dan administrasi dituntut untuk memperkuat tata kelola dokumentasi agar dapat mendukung
proses audit, pengambilan keputusan, dan perlindungan kepentingan perusahaan secara menyeluruh.
Pelatihan ini dirancang untuk membekali peserta dengan pemahaman strategis dan teknis tentang bagaimana
menyusun dan mengelola sistem administrasi serta dokumentasi yang selaras dengan prinsip-prinsip GCG.
Selain itu, pelatihan ini juga akan menekankan pentingnya digitalisasi dalam sistem administrasi dan dokumentasi
sebagai langkah memperkuat transparansi dan efisiensi, tanpa mengabaikan prinsip kehati-hatian dan keamanan data.
Peserta akan mempelajari bagaimana mendesain layanan administrasi yang responsif, berbasis standar layanan minimum (SLA),
serta memastikan setiap dokumen penting dapat diakses dengan cepat namun tetap aman dari risiko kehilangan atau penyalahgunaan.
Pengelolaan dokumen elektronik, pengarsipan berbasis metadata, serta tata cara pelaporan dan pelacakan dokumen sesuai
prosedur internal juga menjadi materi kunci.
Pelatihan ini sangat relevan bagi staf dan manajer Divisi Umum, administrasi, pengarsipan, audit internal,
serta unit-unit kerja pendukung yang terlibat dalam pengelolaan dokumen dan pelayanan administrasi dalam institusi keuangan.
Tujuan
- Memahami prinsip-prinsip GCG dan penerapannya dalam layanan administrasi dan dokumentasi.
- Menyusun sistem administrasi dan dokumentasi yang efisien, transparan, dan dapat dipertanggungjawabkan.
- Mengelola arsip fisik dan digital sesuai standar keamanan, aksesibilitas, dan retensi dokumen.
- Menerapkan sistem layanan administrasi berbasis SLA untuk meningkatkan kualitas pelayanan internal.
- Menyusun kebijakan dan SOP dokumentasi yang mendukung kepatuhan dan kebutuhan audit internal/eksternal.
Materi Pokok
Hari 1 – Prinsip GCG dan Sistem Administrasi yang Efisien
-
Pengenalan Good Corporate Governance (GCG) dan Relevansinya terhadap Fungsi Administrasi
- Pilar GCG: Transparansi, Akuntabilitas, Tanggung Jawab, Independensi, dan Kewajaran
- Penerapan GCG dalam pengelolaan administrasi kantor
- Keterkaitan administrasi, dokumentasi, dan kepatuhan audit
-
Membangun Layanan Administrasi yang Akuntabel
- Peran layanan administrasi dalam mendukung tata kelola perusahaan
- Penyusunan SOP dan standar layanan minimum (SLA)
- Penanganan surat masuk, keluar, disposisi, dan pelacakan dokumen
-
Pencatatan dan Pengelolaan Arsip Fisik
- Pengkodean dan klasifikasi dokumen
- Retensi arsip dan pemusnahan dokumen sesuai kebijakan
- Audit trail dokumen dan ketertelusuran administratif
Hari 2 – Digitalisasi, Keamanan Dokumen, dan Evaluasi Kinerja Administrasi
-
Pengelolaan Dokumen Digital yang Efektif dan Aman
- Sistem manajemen dokumen elektronik (DMS)
- Penggunaan metadata, indeks dokumen, dan sistem pencarian cepat
- Keamanan dokumen digital: hak akses, backup, dan enkripsi
-
Evaluasi dan Monitoring Kinerja Layanan Administrasi
- Penilaian kinerja administrasi berbasis SLA dan kepuasan internal
- Pemantauan backlog dokumen dan sistem pelaporan layanan
- Audit layanan administrasi dan pelaporan ke manajemen
-
Studi Kasus dan Praktik Terbaik
- Studi kasus keberhasilan digitalisasi dokumentasi di bank
- Simulasi klasifikasi dan pengkodean arsip
- Penyusunan template SOP dan kebijakan pengarsipan sesuai GCG
