Pelatihan ini dirancang untuk memberikan pemahaman menyeluruh kepada para pengelola sumber daya manusia dan administrasi perusahaan mengenai tata kelola data karyawan dan sistem pengarsipan elektronik yang sesuai dengan standar mutu ISO 9001. Di era digital saat ini, pengelolaan data personal dan administratif karyawan tidak hanya harus efisien dan mudah diakses, tetapi juga wajib memenuhi aspek keamanan, akurasi, dan kepatuhan terhadap peraturan serta sistem manajemen mutu organisasi. Pelatihan ini akan membahas secara rinci standar dan prinsip ISO 9001 terkait dokumentasi dan rekaman SDM, serta bagaimana implementasinya diterapkan dalam praktik manajerial sehari-hari.
Peserta juga akan mempelajari cara membangun sistem pengarsipan elektronik yang terstruktur, terdokumentasi dengan baik, dan mampu mendukung kebutuhan audit internal maupun eksternal. Dengan menggabungkan aspek kebijakan mutu, kontrol dokumen, serta pemanfaatan teknologi digital, pelatihan ini bertujuan mendorong peningkatan kinerja administrasi SDM, efisiensi kerja, dan kepatuhan terhadap prinsip tata kelola perusahaan yang baik (good corporate governance). Pelatihan ini sangat sesuai bagi staf HR, administrasi, dokumentasi, dan bagian kepatuhan di berbagai jenis organisasi.
Tujuan
- Memahami prinsip-prinsip ISO 9001 yang berkaitan dengan pengelolaan data dan pengarsipan SDM.
- Mengelola data karyawan secara sistematis, akurat, dan sesuai standar mutu yang berlaku.
- Membangun sistem pengarsipan elektronik yang efisien, terintegrasi, dan mendukung proses audit.
- Menerapkan kebijakan pengendalian dokumen serta pengelolaan arsip SDM sesuai prosedur mutu.
- Mengidentifikasi risiko dan memastikan keamanan informasi dalam sistem penyimpanan elektronik.
Materi Pokok
- Konsep Dasar ISO 9001 dalam Konteks SDM
- Prinsip manajemen mutu ISO 9001
- Relevansi standar terhadap pengelolaan data karyawan
- Pengelolaan Data Karyawan Sesuai ISO 9001
- Kategori dan jenis data karyawan yang harus dikelola
- Proses input, validasi, pemutakhiran, dan pemeliharaan data
- Sistem Pengarsipan Elektronik yang Efisien
- Struktur arsip digital dan sistem klasifikasi dokumen
- Pemilihan media penyimpanan dan software pendukung
- Pengendalian Dokumen dan Akses Informasi
- Kebijakan kontrol dokumen, pembatasan akses, dan pelacakan perubahan
- Ketentuan perlindungan data pribadi karyawan
- Audit Internal dan Kepatuhan Sistem Mutu
- Persiapan dokumen untuk audit internal/eksternal
- Studi kasus dan simulasi penilaian kepatuhan dokumentasi
