Pelatihan ini dirancang untuk meningkatkan pemahaman dan keterampilan pegawai bank dalam mengelola arsip khusus yang memiliki nilai penting, rahasia, dan berdampak hukum. Pengelolaan arsip yang efektif dan sesuai regulasi tidak hanya mendukung kelancaran operasional perbankan, tetapi juga menjadi bagian penting dalam menjaga integritas, keamanan informasi, dan kepatuhan terhadap ketentuan OJK, BI, UU Kearsipan, serta UU Perlindungan Data Pribadi.
Peserta akan mempelajari tahapan lengkap pengelolaan arsip, mulai dari penciptaan, klasifikasi, penyimpanan, hingga retensi dan pemusnahan. Selain itu, pelatihan juga mencakup studi kasus, praktik lapangan, dan pengenalan teknologi digital kearsipan seperti Document Management System (DMS).
Tujuan
- Menjamin Ketersediaan Informasi: Memastikan arsip penting selalu siap digunakan saat dibutuhkan operasional atau audit.
- Menjaga Keamanan dan Kerahasiaan Data: Melindungi informasi nasabah dan bank dari penyalahgunaan atau kebocoran.
- Mendukung Kepatuhan Regulasi: Mematuhi ketentuan dari OJK, BI, UU Kearsipan, dan UU PDP.
- Meningkatkan Efisiensi Operasional: Memudahkan pencarian dokumen, mengurangi tumpukan fisik, dan mempercepat pelayanan.
- Mengurangi Risiko Hukum dan Audit: Menghindari sanksi akibat kehilangan, kerusakan, atau keterlambatan penyediaan arsip.
Materi Pokok
- Pendahuluan: Konsep Dasar Kearsipan
- Definisi arsip secara umum dan khusus (bernilai hukum, rahasia, strategis).
- Fungsi arsip dalam operasional dan manajemen risiko perbankan.
- Pentingnya pengelolaan arsip dalam mendukung audit, litigasi, dan kepatuhan.
- Jenis-Jenis Arsip Khusus di Perbankan
- Dokumen Nasabah: KTP, NPWP, perjanjian kredit, data agunan.
- Dokumen Transaksi: Slip setoran, transfer, dan pembukuan.
- Kontrak dan Legalitas: MoU, surat perjanjian, dokumen hukum.
- Dokumen Audit & Kepatuhan: Laporan audit, dokumen hasil pemeriksaan regulator.
- Data Digital & Backup: Arsip email penting, rekaman transaksi, dokumen cloud.
- Tahapan Pengelolaan Arsip
- Penciptaan: Sumber arsip: proses transaksi, layanan nasabah, pelaporan.
- Klasifikasi dan Pengkodean: Sistem penomoran arsip, penetapan tingkat kerahasiaan (umum, terbatas, rahasia).
- Penyimpanan Arsip:
- Penyimpanan fisik: tata letak ruang arsip, sistem rak, kontrol lingkungan.
- Penyimpanan digital: penggunaan DMS (Document Management System), backup, cloud.
- Pemeliharaan Arsip: Pemeriksaan berkala, pengendalian terhadap kerusakan atau ancaman kehilangan.
- Retensi dan Pemusnahan: Jadwal retensi arsip (berdasarkan peraturan OJK/BI), prosedur dan dokumentasi pemusnahan arsip.
- Keamanan dan Aksesibilitas
- Sistem pengamanan arsip (akses terbatas, CCTV, password).
- Enkripsi dan otorisasi multi-level pada arsip digital.
- Audit trail: pencatatan siapa mengakses arsip dan kapan.
- Kepatuhan Regulasi
- UU No. 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan.
- UU No. 27 Tahun 2022 tentang Perlindungan Data Pribadi (PDP).
- Regulasi OJK & Bank Indonesia terkait pelaporan dan penyimpanan data nasabah.
- Praktik dan Simulasi (Hands-on Session)
- Simulasi klasifikasi arsip nasabah dan transaksi.
- Simulasi penyimpanan dokumen fisik & pencatatan di logbook.
- Pengenalan antarmuka sistem DMS bank (jika ada).
- Simulasi prosedur pemusnahan arsip sesuai protokol keamanan.
- Studi Kasus dan Diskusi
