Dalam operasional sehari-hari, bank sangat bergantung pada berbagai layanan pendukung yang disediakan oleh pihak ketiga atau vendor, mulai dari jasa keamanan, kebersihan, transportasi, pengelolaan gedung, hingga layanan IT dan logistik. Oleh karena itu, pengelolaan vendor yang profesional, efisien, dan akuntabel menjadi elemen penting untuk menjaga kualitas layanan, efisiensi biaya, serta kepatuhan terhadap standar tata kelola yang baik (GCG). Tantangan utama yang sering dihadapi adalah rendahnya pengawasan terhadap kinerja vendor, kontrak yang lemah, hingga risiko konflik kepentingan dan fraud. Pelatihan ini dirancang untuk membekali peserta dengan pemahaman komprehensif dan keterampilan praktis dalam pengelolaan vendor dan kontrak, agar seluruh layanan pendukung yang diberikan oleh pihak ketiga dapat berjalan secara optimal, terukur, dan mendukung kelancaran bisnis inti bank.
Selama dua hari pelatihan, peserta akan mempelajari proses seleksi dan evaluasi vendor, penyusunan dokumen kontrak yang kuat dan dapat dipertanggungjawabkan, serta pengelolaan hubungan kemitraan yang berorientasi pada kinerja. Pelatihan ini juga menekankan pentingnya penerapan prinsip transparansi dan akuntabilitas dalam pengelolaan vendor, termasuk mekanisme pengawasan, sistem penilaian kinerja, dan audit layanan. Studi kasus dari lingkungan perbankan akan digunakan untuk memperkuat pemahaman tentang risiko yang dapat timbul akibat kontrak yang tidak memadai atau vendor yang tidak kompeten. Dengan mengikuti pelatihan ini, peserta diharapkan mampu menjaga kualitas dan keberlanjutan layanan pendukung bank melalui sistem manajemen vendor dan kontrak yang terstruktur, sesuai regulasi, dan mendukung strategi operasional jangka panjang lembaga keuangan.
Tujuan
- Memahami prinsip-prinsip dasar dalam pengelolaan vendor dan kontrak di sektor perbankan.
- Menyusun dan menilai kontrak kerja sama layanan pendukung dengan tepat dan komprehensif.
- Melakukan evaluasi dan pengawasan kinerja vendor secara terukur dan objektif.
- Mengidentifikasi serta memitigasi risiko operasional dan hukum dalam hubungan kerja sama dengan vendor.
- Membangun hubungan kemitraan strategis yang mengutamakan kepatuhan, efisiensi, dan kualitas layanan.
Materi Pokok
Hari 1: Strategi Pengelolaan Vendor dan Proses Kontraktual
- Peran Strategis Vendor dalam Operasional Bank
- Kategori layanan pendukung dan peran vendor dalam kegiatan operasional
- Risiko dan tantangan umum dalam hubungan kerja sama dengan pihak ketiga
- Kerangka tata kelola dan regulasi OJK/BI terkait outsourcing
- Seleksi dan Evaluasi Vendor
- Proses pemilihan vendor berdasarkan kebutuhan dan spesifikasi layanan
- Kriteria kelayakan vendor: legalitas, kapasitas, rekam jejak
- Studi kasus pemilihan vendor keamanan dan kebersihan
- Penyusunan Kontrak Layanan Pendukung
- Komponen penting dalam kontrak layanan (SOW, SLA, KPI, termin pembayaran)
- Klausul perlindungan hukum dan mitigasi risiko kontraktual
- Format standar dan negosiasi kontrak kerja sama
- Prinsip GCG dalam Hubungan Vendor
- Etika bisnis dan integritas dalam pengelolaan vendor
- Pencegahan konflik kepentingan dan praktik koruptif
- Dokumentasi dan pelaporan yang transparan
Hari 2: Pengawasan, Evaluasi, dan Peningkatan Kinerja Vendor
- Sistem Monitoring dan Evaluasi Kinerja Vendor
- Penyusunan indikator kinerja dan service level agreement (SLA)
- Mekanisme pemantauan dan pelaporan periodik
- Tindakan korektif terhadap vendor yang tidak perform
- Audit Vendor dan Review Kontrak
- Prosedur audit internal terhadap layanan pihak ketiga
- Checklist audit kontrak dan pelaksanaan jasa
- Review dan pembaruan kontrak secara berkala
- Manajemen Risiko dalam Hubungan Vendor
- Risiko operasional, hukum, reputasi, dan data confidentiality
- Skema mitigasi risiko dan contingency plan
- Studi kasus risiko akibat kegagalan vendor
- Membangun Hubungan Kemitraan Strategis
- Komunikasi yang efektif antara bank dan vendor
- Pembinaan vendor untuk peningkatan kualitas layanan
- Strategi jangka panjang untuk keberlanjutan kerja sama
