Dalam industri perbankan yang sangat diatur, terstruktur, dan berorientasi pada
prinsip kehati-hatian, manajemen dokumentasi korporat dan korespondensi resmi
bukan hanya berfungsi sebagai proses administratif, melainkan menjadi bagian integral
dari tata kelola yang baik, pemenuhan kepatuhan regulasi, serta perlindungan terhadap
risiko hukum dan reputasi. Setiap surat, notulensi, laporan, dan dokumen legal yang
diproduksi oleh bank baik kepada otoritas, pemegang saham, mitra bisnis, maupun pihak
internal harus disusun dengan ketelitian tinggi, mengikuti format dan standar yang
berlaku, serta terdokumentasi dengan sistem pengarsipan yang andal. Corporate
Secretary dan unit-unit terkait bertanggung jawab untuk memastikan bahwa seluruh
dokumentasi strategis dan komunikasi resmi yang dilakukan bank tidak hanya akurat
dan tepat waktu, tetapi juga memenuhi prinsip transparansi, integritas, serta dapat
dipertanggungjawabkan dalam proses audit maupun pemeriksaan regulator.
Pelatihan ini dirancang untuk memberikan pemahaman mendalam dan
keterampilan teknis kepada peserta mengenai bagaimana mengelola dokumentasi
korporat dan korespondensi resmi secara profesional di lingkungan bank. Peserta akan
mempelajari prinsip-prinsip penyusunan dokumen resmi, teknik korespondensi yang
efektif dan etis, hingga sistem klasifikasi, pengendalian versi, dan pengarsipan dokumen
berbasis regulasi OJK dan prinsip GCG. Pelatihan ini juga mencakup praktik penyusunan
notulen rapat (termasuk RUPS dan rapat Direksi/Komisaris), surat kepada otoritas,
risalah komunikasi penting, serta komunikasi resmi yang bersifat internal maupun
eksternal. Melalui studi kasus, simulasi dokumen, dan pembahasan pengalaman nyata di
sektor perbankan, peserta diharapkan mampu menjalankan fungsinya secara lebih
sistematis, profesional, dan sesuai dengan standar dokumentasi dan komunikasi yang
berlaku di industri keuangan.
Tujuan
Setelah mengikuti pelatihan ini, peserta diharapkan mampu:
- Memahami peran strategis dokumentasi dan korespondensi resmi dalam mendukung tata kelola dan kepatuhan bank.
- Menyusun dokumen resmi korporat yang sesuai dengan struktur, bahasa, dan etika profesional.
- Menerapkan sistem pengelolaan dokumen dan arsip sesuai dengan ketentuan regulator dan kebutuhan audit.
- Mengelola korespondensi resmi yang bersifat eksternal (dengan regulator, mitra, pemegang saham) dan internal (antar unit kerja) secara efektif dan terdokumentasi dengan baik.
- Meningkatkan ketelitian, konsistensi, dan keakuratan dalam pencatatan serta pelaporan dokumen strategis bank.
Materi Pokok
Hari 1: Pengelolaan Dokumentasi Korporat dalam Perbankan
- Prinsip Umum Manajemen Dokumentasi Korporat
- Peran dokumentasi dalam tata kelola dan kepatuhan
- Jenis-jenis dokumen korporat penting di bank (legal, administratif, strategis)
- Kewajiban dokumentasi berdasarkan regulasi OJK, BI, dan ketentuan audit
- Struktur dan Penulisan Dokumen Resmi
- Format umum dokumen korporat (memo, risalah, laporan, notulensi)
- Bahasa, gaya penulisan, dan standar komunikasi tertulis resmi
- Studi kasus: Analisis dokumen resmi bank dan koreksi kesalahan umum
- Penyusunan Notulensi Rapat Strategis
- Teknik mencatat notulensi rapat Direksi, Komisaris, dan Komite
- Notulensi RUPS dan pemenuhan ketentuan pelaporan ke OJK
- Praktik penyusunan dan pengendalian revisi dokumen rapat
- Sistem Pengelolaan Dokumen dan Pengarsipan
- Klasifikasi dokumen korporat: rahasia, terbatas, publik
- Tata kelola pengendalian versi, approval, dan penyimpanan arsip
- Digitalisasi dokumentasi dan sistem e-filing berbasis regulasi
Hari 2: Korespondensi Resmi dan Praktik Komunikasi Tertulis Profesional
- Korespondensi Resmi dalam Lingkup Perbankan
- Jenis korespondensi formal: eksternal dan internal
- Surat menyurat dengan OJK, BI, PPATK, pemegang saham, mitra hukum
- Pedoman format, tone, dan penyusunan surat resmi
- Etika dan Ketepatan Komunikasi Tertulis
- Penggunaan bahasa yang sopan, lugas, dan akurat
- Penulisan tanggapan atau klarifikasi atas permintaan regulator
- Studi kasus: Penanganan surat resmi terkait isu sensitif
- Integrasi Korespondensi dalam Dokumentasi Strategis
- Pengelolaan surat masuk dan keluar: pencatatan, disposisi, dan tindak lanjut
- Hubungan surat resmi dengan laporan tahunan, pelaporan kepatuhan, dan komunikasi korporat
- Audit trail dokumentasi korespondensi dalam pemeriksaan internal dan eksternal
- Simulasi dan Evaluasi
- Simulasi penyusunan surat resmi dan notulensi rapat
- Evaluasi dan umpan balik terhadap dokumen peserta
- Checklist penyusunan dan pengendalian dokumen resmi yang efektif
