Manajemen Dokumen dan Sistem Pengarsipan Bank
Manajemen Dokumen dan Sistem Pengarsipan Bank
Deskripsi
Pelatihan ini dirancang untuk membekali auditor internal, staf administrasi, dan manajer operasional bank dengan pemahaman mendalam mengenai manajemen dokumen dan sistem pengarsipan (Document Management & Filing System). Peserta akan mempelajari proses lengkap mulai dari pembuatan, penyimpanan, pengendalian, distribusi, hingga retensi dan pemusnahan dokumen, baik dokumen fisik maupun elektronik. Fokus pelatihan adalah memastikan keamanan, kepatuhan terhadap regulasi OJK, POJK, SEOJK, dan efisiensi operasional, sekaligus mendukung audit internal dan tata kelola bank. Pelatihan menekankan integrasi praktik manajemen dokumen dengan pengendalian internal, compliance, dan standar IPPF – IIA. Peserta akan mampu mengevaluasi efektivitas sistem pengarsipan, mengidentifikasi risiko kehilangan, manipulasi, atau akses tidak sah, serta memberikan rekomendasi strategis untuk meningkatkan efisiensi, transparansi, dan keamanan dokumen penting bank.
Tujuan
Memahami prinsip, konsep, dan tujuan manajemen dokumen dan sistem pengarsipan di bank Menguasai prosedur pembuatan, penyimpanan, distribusi, dan retensi dokumen Menyelaraskan praktik pengarsipan dengan regulasi OJK, POJK, SEOJK, dan standar internal audit Mengidentifikasi dan mengelola risiko kehilangan, manipulasi, atau akses tidak sah dokumen Meningkatkan efisiensi, keamanan, dan governance pengelolaan dokumen di bank
Materi
A. Konsep dan Prinsip Manajemen Dokumen Definisi dokumen bank: fisik, digital, transaksi, kontrak, laporan audit Tujuan manajemen dokumen: keamanan, efisiensi, kepatuhan, dan value creation Prinsip retention, accessibility, integrity, dan confidentiality B. Sistem Pengarsipan dan Filing System Struktur pengarsipan: hierarki dokumen, klasifikasi, dan indeks Pengarsipan fisik: cabinet, folder, labeling, dan kontrol akses Pengarsipan digital: DMS (Document Management System), server, cloud storage, metadata tagging Integrasi antara arsip fisik dan digital untuk audit trail C. Prosedur Pembuatan dan Distribusi Dokumen Standardisasi format dokumen internal dan eksternal Workflow pembuatan, review, approval, dan distribusi dokumen Penerapan kontrol internal untuk mencegah dokumen tidak sah atau manipulasi D. Retensi, Pemeliharaan, dan Pemusnahan Dokumen Penetapan masa retensi berdasarkan regulasi dan kebutuhan operasional Pemeliharaan dokumen untuk integritas dan keterbacaan jangka panjang Proses pemusnahan dokumen fisik dan elektronik yang aman dan terdokumentasi E. Audit Internal dan Pengendalian Dokumen Evaluasi kepatuhan terhadap SOP pengelolaan dokumen Review arsip fisik dan digital untuk memastikan integritas, aksesibilitas, dan keamanan Audit trail: log akses, perubahan dokumen, dan kontrol versioning Laporan temuan audit dan rekomendasi mitigasi risiko dokumen F. Regulasi dan Standar Terkait POJK, SEOJK, dan pedoman OJK terkait penyimpanan dokumen dan retensi arsip bank Standar internal bank terkait document management Alignment dengan IPPF – IIA untuk audit berbasis risiko dan assurance G. Teknologi dan Tools Pendukung Document Management System (DMS), cloud storage, dan backup solutions Digital signature, encryption, dan access control untuk keamanan dokumen Dashboard monitoring, tracking workflow, dan versioning H. Studi Kasus dan Simulasi Praktis Analisis sistem pengarsipan bank: gap kontrol, risiko, dan inefisiensi Simulasi workflow pembuatan, distribusi, dan pemusnahan dokumen Diskusi best practices dalam pengelolaan dokumen strategis, operasional, dan audit
Metode
Pre-test Presentation Discussion Case study Post-test
Fasilitas
Training Kit (Tas, Hand out, Flashdisk, Block note, Pulpen dll) Certificate Souvenir 2x Coffee Break, 1x Lunch PRICE (Running dengan kuota minimal 3 peserta)