Corporate Records Management: Pengelolaan Dokumen dan Informasi Korporasi

Corporate Records Management: Pengelolaan Dokumen dan Informasi Korporasi

Corporate Records Management: Pengelolaan Dokumen dan Informasi Korporasi

15 - 16 September 2026 Yogyakarta Hotel Ibis Styles

Deskripsi

Corporate Records Management merupakan fungsi penting dalam menjaga ketersediaan, keandalan, keamanan, dan keterlacakan dokumen serta informasi korporasi. Dalam industri perbankan, dokumen seperti risalah rapat Direksi dan Komisaris, keputusan korporasi, dokumen RUPS, perjanjian, surat keputusan, regulatory correspondence, corporate action, hingga dokumen pendukung governance memiliki nilai strategis dan dapat menjadi bukti dalam proses audit maupun pemeriksaan regulator. Oleh karena itu, pengelolaan records tidak cukup hanya berorientasi pada penyimpanan dokumen, tetapi perlu dibangun berdasarkan prinsip klasifikasi, retensi, akses, keamanan, version control, dan traceability.

Pelatihan ini dirancang untuk membekali peserta dengan kemampuan membangun sistem pengelolaan records korporasi yang terstruktur dan mudah ditelusuri, baik untuk dokumen fisik maupun digital. Peserta akan mempelajari bagaimana menentukan jenis dan klasifikasi records, menyusun retention schedule, mengatur hak akses, mengelola lifecycle dokumen, menerapkan version control, serta membangun mekanisme monitoring dan disposal. Pelatihan juga dilengkapi dengan studi kasus dan praktik penyusunan records management framework yang dapat disesuaikan dengan kebutuhan organisasi.

Tujuan

  • Memahami konsep, prinsip, dan lifecycle Corporate Records Management.
  • Mengidentifikasi serta mengklasifikasikan jenis dokumen dan records korporasi.
  • Menentukan metadata, indexing, dan sistem filing yang efektif.
  • Menyusun retention schedule dan mekanisme pemusnahan/arsip permanen.

Materi

Corporate Records & Information Governance

  1. Konsep dan prinsip Corporate Records Management
  2. Perbedaan document management, records management & information management
  3. Peran records dalam governance, audit, legal evidence dan regulatory compliance
  4. Identifikasi jenis dan kategori corporate records
  5. Records classification & taxonomy
  6. Document coding, indexing & metadata
  7. Filing system untuk dokumen fisik dan digital
  8. Document lifecycle: creation, active use, storage, retention hingga disposal
  9. Version control dan document status management
  10. Access control, confidentiality & information security
  11. Praktik menyusun Corporate Records Classification

Records Retention, Control & Digitalization

  1. Records retention policy dan retention schedule
  2. Penentuan masa simpan berdasarkan nilai dan risiko dokumen
  3. Legal hold dan preservation of records
  4. Records retrieval & traceability
  5. Pengelolaan official records vs working documents
  6. Digital records management & electronic records
  7. Audit trail dan monitoring penggunaan dokumen
  8. Records risk assessment
  9. Mekanisme archival, disposal & destruction
  10. Records management KPI dan quality control

Peserta

  • Records / Document Management
  • Corporate Secretary
  • Legal / Hukum
  • Compliance / Kepatuhan
  • General Affairs (GA)

Metode

  • Pre-test
  • Presentasi Materi
  • Diskusi
  • Studi Kasus
  • Post-test

Fasilitas

  • Training Amenities
  • Peralatan Pelatihan (Tas, Hand Out, Block Note, Pulpen, Watermark)
  • Sertifikat 
  • Souvenir
  • 2x Coffee Break, 1x Lunch
Kembali ke Layanan