Pelatihan ini dirancang untuk meningkatkan kapasitas profesional dalam
menjalankan peran strategis korespondensi dengan regulator dan pengelolaan
pelaporan di lingkungan perbankan, khususnya di bawah fungsi Corporate Secretary
(Corsec). Sebagai bagian dari perusahaan terbuka dan sektor yang diawasi ketat,
perbankan memiliki kewajiban untuk menjaga komunikasi yang akurat, tepat waktu,
dan sesuai etika dengan berbagai lembaga pengawas seperti Otoritas Jasa Keuangan (OJK),
Bursa Efek Indonesia (BEI), dan Bank Indonesia (BI). Dalam konteks ini, kemampuan
menyusun korespondensi resmi yang bersifat informatif sekaligus representatif
terhadap posisi perusahaan sangatlah penting.
Korespondensi tidak hanya berfungsi sebagai media komunikasi, tetapi juga menjadi bagian
dari rekam jejak kepatuhan, tata kelola, dan transparansi yang bisa diperiksa sewaktu-waktu
oleh regulator atau auditor. Peserta akan memperoleh wawasan menyeluruh mengenai
jenis-jenis komunikasi resmi yang umum dilakukan antara perusahaan dan regulator,
termasuk pelaporan berkala, tanggapan atas permintaan klarifikasi, hingga pemberitahuan
insidentil atas aksi korporasi atau kejadian material. Selain aspek teknis penulisan dan
format surat, pelatihan juga mencakup strategi komunikasi korporat yang efektif, pengelolaan
dokumen korespondensi secara terstruktur, serta pembangunan kredibilitas institusi melalui
jalur komunikasi profesional.
Tujuan
- Mampu menyusun dan mengelola korespondensi resmi kepada regulator secara tepat, baik dari sisi substansi, bahasa, maupun tata format.
- Memahami konteks pelaporan yang menjadi latar belakang korespondensi, termasuk hubungan antara isi surat dan dokumen pelaporan kepada OJK, BEI, atau BI.
- Mengelola proses klarifikasi, tanggapan atas permintaan tambahan informasi, dan permohonan perpanjangan waktu pelaporan secara efektif.
- Membangun sistem dokumentasi korespondensi yang tertelusur, memahami risiko komunikasi yang tidak terkelola, dan menjaga keselarasan pesan antar unit terkait.
- Menjadi penghubung andal antara perusahaan dan regulator dengan prinsip akuntabilitas, profesionalisme, dan integritas.
Materi Pokok
-
Prinsip Dasar Korespondensi Regulator dalam Dunia Perbankan
- Peran korespondensi dalam sistem pelaporan dan kepatuhan
- Etika dan gaya komunikasi dalam surat resmi kepada regulator
- Hubungan antara pelaporan dan surat menyurat sebagai dokumen hukum
-
Jenis dan Format Korespondensi Resmi
- Surat pengantar laporan, permintaan perpanjangan, klarifikasi, dan notifikasi
- Struktur surat resmi kepada OJK, BEI, dan Bank Indonesia
- Bahasa komunikasi formal dan representatif dalam surat korporat
-
Strategi Menyusun Korespondensi Berbasis Laporan
- Membaca dan memahami inti laporan yang akan atau telah dikirim
- Menyusun narasi surat agar konsisten dengan isi laporan
- Penanganan informasi yang bersifat sensitif dan strategis
-
Pengelolaan Klarifikasi dan Respons Regulator
- Prosedur menanggapi surat permintaan klarifikasi dari OJK/BEI
- Menyusun surat balasan dengan referensi dokumen pendukung
- Komunikasi efektif dengan pejabat regulator
-
Dokumentasi dan Pelacakan Korespondensi
- Sistem pencatatan, pengarsipan, dan pelacakan surat
- Pemisahan dokumen internal vs. dokumen untuk regulator
- Kesesuaian dengan prinsip audit trail dan bukti kepatuhan
-
Studi Kasus dan Simulasi Korespondensi
- Analisis korespondensi yang tidak sesuai dan dampaknya
- Simulasi penyusunan surat pengantar laporan dan klarifikasi
- Diskusi pengalaman nyata dalam penanganan komunikasi regulator
