Dalam industri perbankan yang sangat diatur dan berbasis data, pengelolaan arsip dan dokumen menjadi elemen penting dalam memastikan kelancaran operasional, kepatuhan terhadap regulasi, dan perlindungan terhadap risiko hukum. Seiring transformasi digital yang berlangsung cepat, sistem pengarsipan manual yang selama ini digunakan mulai ditinggalkan karena kurang efisien, memakan tempat, dan rawan terhadap kehilangan atau kerusakan fisik. Oleh karena itu, bank perlu mengembangkan sistem pengelolaan arsip elektronik yang tidak hanya efektif dari segi akses dan pencarian data, tetapi juga aman dari ancaman kebocoran, manipulasi, atau akses tidak sah. Pengelolaan arsip digital juga harus selaras dengan prinsip tata kelola data yang baik, mencakup siklus hidup dokumen dari penciptaan hingga pemusnahan, serta memenuhi standar audit dan regulasi dari otoritas perbankan dan lembaga pengawas data.
Pelatihan ini bertujuan membekali peserta dengan pengetahuan, keterampilan, dan pemahaman strategis dalam mengelola arsip dan dokumen bank secara elektronik, baik dari sisi administratif, teknis, maupun keamanan informasi. Peserta akan diajak memahami kebijakan dan prosedur pengarsipan digital, sistem klasifikasi dan metadata, teknologi yang digunakan dalam pengelolaan dokumen elektronik (seperti DMS – Document Management System), serta bagaimana menerapkan kontrol akses, enkripsi, dan pelindung integritas dokumen sesuai standar keamanan siber. Selain itu, pelatihan ini akan membahas strategi migrasi arsip fisik ke digital, penyusunan kebijakan retensi dokumen, hingga skema penyimpanan jangka panjang yang efisien dan terukur. Melalui simulasi penggunaan sistem, studi kasus, dan diskusi kelompok, peserta akan memperoleh panduan praktis untuk meningkatkan efisiensi dan integritas pengelolaan dokumen di unit kerja masing-masing.
Tujuan
Setelah mengikuti pelatihan ini, peserta diharapkan dapat:
- Memahami pentingnya pengelolaan arsip dan dokumen elektronik dalam konteks operasional dan kepatuhan perbankan.
- Mengidentifikasi komponen penting dalam sistem manajemen dokumen digital (DMS).
- Menerapkan prosedur pengarsipan elektronik yang efisien, akurat, dan sesuai standar keamanan.
- Melakukan migrasi arsip fisik ke digital dengan pendekatan yang terstruktur dan minim risiko.
- Membangun kebijakan internal pengelolaan arsip yang adaptif terhadap perkembangan regulasi dan teknologi.
Materi Pokok
Hari 1: Fondasi Pengelolaan Arsip Elektronik
- Peran Strategis Arsip dan Dokumen dalam Operasional Bank
- Jenis dokumen penting di sektor perbankan
- Keterkaitan antara pengelolaan dokumen dan risiko operasional
- Regulasi dan standar kepatuhan terkait arsip (OJK, BI, ISO 15489)
- Konsep Dasar Sistem Pengarsipan Digital
- Perbedaan arsip fisik dan arsip elektronik
- Prinsip-prinsip DMS (Document Management System)
- Klasifikasi dokumen, metadata, dan indexing
- Siklus Hidup Dokumen dan Kebijakan Retensi
- Pembuatan, penggunaan, penyimpanan, hingga pemusnahan dokumen
- Menentukan masa retensi sesuai jenis dokumen
- Penyusunan kebijakan retensi dokumen berbasis risiko
- Simulasi: Membuat Struktur Arsip Digital Bank
- Praktik membuat folder sistematis dan pemberian metadata
- Latihan tagging dokumen sesuai kategori dan akses
Hari 2: Keamanan Informasi dan Implementasi Teknologi
- Keamanan Arsip dan Dokumen Elektronik
- Risiko digital terhadap dokumen elektronik
- Penerapan enkripsi, kontrol akses, dan audit trail
- Prinsip confidentiality, integrity, dan availability (CIA)
- Teknologi Pendukung Pengelolaan Dokumen
- Platform DMS populer (On-premise vs Cloud-based)
- Otomatisasi pengarsipan dan sistem pencarian dokumen cepat
- Integrasi sistem pengarsipan dengan proses kerja harian
- Migrasi Arsip Fisik ke Digital
- Langkah-langkah persiapan migrasi arsip
- Pengelolaan dokumen lama, scanning, dan verifikasi
- Tantangan migrasi dan solusi implementatif
- Workshop: Membangun SOP dan Strategi Pengelolaan Arsip Digital
- Menyusun prosedur pengarsipan elektronik per unit kerja
- Diskusi kelompok: membangun tata kelola dokumen berbasis risiko
- Rencana aksi digitalisasi arsip di lingkungan kerja masing-masing
