Dalam operasional perbankan modern, kerja sama dengan pihak ketiga—seperti penyedia layanan kebersihan, keamanan, pengelolaan gedung, logistik, dan pemeliharaan fasilitas—merupakan bagian penting yang tak terpisahkan dari efektivitas fungsi Divisi Umum. Namun, keterlibatan vendor eksternal juga membawa potensi risiko, baik dari sisi kualitas layanan, ketidakpatuhan kontraktual, hingga dampak reputasi. Oleh karena itu, evaluasi kinerja pihak ketiga secara terstruktur, obyektif, dan berkelanjutan menjadi krusial dalam memastikan bahwa layanan yang diberikan sesuai dengan standar bank, efisien secara biaya, dan bebas dari risiko operasional atau hukum. Pelatihan ini dirancang untuk memperkuat kapabilitas personel Divisi Umum dalam melakukan evaluasi kinerja mitra kerja secara menyeluruh, mulai dari perencanaan pengadaan, pelaksanaan kontrak, hingga tindak lanjut hasil evaluasi dan mitigasi risiko layanan.
Selain itu, pelatihan ini juga menekankan pentingnya pengelolaan hubungan kerja yang profesional dengan pihak ketiga berdasarkan prinsip tata kelola perusahaan yang baik (Good Corporate Governance), transparansi, dan akuntabilitas. Peserta akan dibekali dengan metode penilaian kinerja vendor menggunakan Key Performance Indicators (KPI), Service Level Agreement (SLA), serta alat evaluasi berbasis data dan dokumentasi. Pembahasan akan dilengkapi dengan studi kasus kegagalan dan keberhasilan manajemen vendor, termasuk pendekatan terhadap konflik layanan, renegosiasi kontrak, hingga pengakhiran kerja sama secara etis dan sah. Pelatihan ini sangat relevan diikuti oleh staf dan manajer Divisi Umum, pengadaan, audit internal, serta unit kepatuhan yang berperan dalam proses pengelolaan vendor dan pemantauan layanan eksternal.
Tujuan
- Memahami proses pengelolaan dan evaluasi pihak ketiga sesuai kebutuhan layanan Divisi Umum bank.
- Mengembangkan indikator kinerja utama (KPI) dan SLA yang relevan dan terukur untuk menilai vendor.
- Melakukan penilaian berbasis bukti terhadap kinerja layanan vendor secara periodik dan akuntabel.
- Menyusun laporan evaluasi kinerja vendor sebagai dasar tindak lanjut dan keputusan perpanjangan kontrak.
- Mengidentifikasi potensi risiko kerja sama dan menyusun strategi mitigasi terhadap vendor yang bermasalah.
Materi Pokok
Hari 1 – Konsep dan Sistem Evaluasi Vendor
- Pengantar Pengelolaan Pihak Ketiga dalam Konteks Divisi Umum Bank
- Jenis layanan pihak ketiga: kebersihan, keamanan, pemeliharaan, logistik
- Peran strategis vendor dalam operasional dan layanan kantor
- Risiko dan tantangan dalam pengelolaan mitra kerja eksternal
- Penyusunan KPI dan SLA
- Prinsip penyusunan KPI yang SMART untuk vendor
- Komponen utama dalam Service Level Agreement (SLA)
- Penyesuaian KPI berdasarkan jenis layanan dan cakupan kerja
- Sistem Evaluasi dan Penilaian Vendor
- Format dan instrumen evaluasi kinerja vendor
- Metode kuantitatif dan kualitatif dalam penilaian
- Teknik audit layanan dan observasi lapangan
Hari 2 – Implementasi Evaluasi dan Tindak Lanjut
- Dokumentasi dan Pelaporan Evaluasi
- Penyusunan laporan evaluasi kinerja berbasis temuan
- Penilaian kepatuhan vendor terhadap kontrak dan SLA
- Rekomendasi lanjutan: perbaikan, penalti, atau pemutusan kerja sama
- Manajemen Risiko dan Etika dalam Hubungan Vendor
- Identifikasi risiko hukum, reputasi, dan kepatuhan dari pihak ketiga
- Strategi komunikasi dan penanganan konflik layanan
- Kepatuhan terhadap prinsip GCG dalam pengelolaan vendor
- Studi Kasus dan Latihan Evaluasi
- Simulasi penilaian vendor kebersihan dan keamanan gedung
- Studi kasus: vendor berkinerja buruk dan proses pengakhiran kontrak
- Best practice manajemen vendor untuk layanan pendukung bank
