Secara konseptual saat ini jabatan sekretaris secara langsung bisa menjadi simbol dari kondisi
perusahaan ketika berkomunikasi dengan luar, hal ini tercermin karena banyaknya pekerjaan
administrasi yang harus dipersiapkan oleh para sekretaris terutama berhubungan dengan
mitra-mitra perusahaan. Selain berhubungan dengan tugas administrasi, peran dan fungsi
sekretaris juga berhubungan dengan bagaimana berkomunikasi secara verbal maupun non
verbal dalam menjalankan tugasnya sehari-hari.
Sekarang ini sekretaris harus dapat berkomunikasi baik lisan maupun tulisan. Namun,
terkadang perbedaan budaya dapat menimbulkan kesalahpaham. Sopan santun dalam
menjawab telepon, menerima tamu ataupun membuat reservasi/janji, harus dikuasai oleh
para sekretaris agar mereka tidak menyinggung perasaan mitra atau tamu asingnya. Dengan
sasaran untuk mengasah ketrampilan berkomunikasi bagi sekretaris atau front-office staff
dalam berbagai kesempatan seperti menerima tamu, menunjukkan arah, span santun
bertelepon, membuat reservasi, dan lain-lain.
Tujuan
- Memahami fungsi dan peran sekretaris dalam administrasi dan organisasi, serta mempunyai wawasan berfikir yang luas dalam menjalankan tugasnya
- Dapat meningkatkan kemampuan dalam memanajemen pekerjaan secara efektif dan mendukung pekerjaan pimpinan
- Mampu mengenal dan menghadapi permasalahan manusia yang mempunyai pengaruh bagi kelancaran pekerjaan sekretaris
- Meningkatkan kepribadian terutama dari penampilan, penjagaan emosi dan pengelolaan stress dalam pekerjaan
- Meningkatkan kemampuan sekretaris dalam berkomunikasi baik secara verbal maupun non verbal
Materi Pokok
- Fungsi dan peran sekretaris dalam organisasi perusahaan
- System informasi manajemen
- Hubungan antar manusia dalam organisasi dan etiket bagi sekretaris
- Peningkatan efektivitas kerja
- Perencanaan dan pengendalian pekerjaan administrasi
- System arsip
- Surat menyurat
- Manajemen portofolio
- Administrasi perkantoran
