Sekretariat adalah satuan organisasi atau lembaga yang melaksanakan jasa-jasa perkantoran dalam bidang ketatausahaan. Kesekretariatan ialah aktivitas yang dilakukan pada sekretariat yakni menunjukkan tata kerja atau proses kerjanya sekretariat. Dengan demikian, kesekretariatan bersifat aktif dan dinamis dalam kegiatan jasa-jasa perkantoran, terutama yang sangat berkaitan dengan proses administrasi. Pada proses pekerjaan di perusahaan, aktivitas kesekretariatan merupakan bagian dari pekerjaan seorang sekretaris, atau merupakan sifat dan macam pekerjaan yang harus dikerjakan pada jabatan sekretaris. Oleh karena itulah, seorang sekretaris harus memahami dan mampu melakukan pengelolaan dan manajemen kesekretariatan dengan baik dan akurat.
Kesekretariatan sangat berhubungan dengan kehumasan. Protokoler atau yang sering juga disebut dengan Public Relation merupakan lembaga pemerintahan yang mempunyai fungsi pokok untuk membangun citra dan image pemerintah yang baik, produktif, dan humanis di mata masyarakat luas. Fungsi Humas dan Protokoler secara mendasar adalah membangun komunikasi yang baik di dalam suatu organisasi sehingga semua kegiatan dalam organisasi tersebut dapat berjalan dengan baik dan sesuai dengan rencana yang telah dibuat sebelumnya.
Spokesperson adalah orang yang memberikan pesan mengenai suatu produk dan dianggap sebagai sumber dari suatu pesan. Spokesperson juga sebagai pengiklan memiliki pengaruh utama pada kepercayaan (credibility) suatu pesan.
Tujuan
- Peserta mampu memahami mengenai fungsi dan peran manajemen kesekretariatan dalam mensupport pencapaian tujuan organisasi
- Memperluas wawasan dan kemampuan dalam manajemen pekerjaan secara profesional
- Mampu memahami manajamen karakter dalam peningkatan efektivitas kerja
- Meningkatkan kemampuan dalam menjalin komunikasi baik secara internal maupun eksternal perusahaan
- Mampu mengenal dan menghadapi permasalahan manusia yang mempunyai pengaruh bagi kelancaran pekerjaan sekretaris
- Mampu melaksanakan pemberitaan, mengumpulkan dan menganalisa informasi untuk bahan kebijakan pimpinan, melakukan perekaman, penyajian data, dan mengatur keprotokoleran kegiatan pimpinan
- Mampu melakukan koordinasi dengan unit kerja atau instansi yang terkait dengan bidang tugasnya
- Mampu menginventaris permasalahan-permasalahan yang timbul
- Mampu memberikan pelayanan prima kepada masyarakat
- Mampu melaksanakan usaha-usaha untuk peningkatan hasil dokumentasi kegiatan-kegiatan yang dilaksanakan
- Mampu melaksanakan tugas lain yang diberikan oleh sekretariat daerah kota sesuai dengan bidang tugasnya.
Materi Pokok
- Fungsi dan Peran Kesekretariatan sebagai Spokesperson
- Sekretaris Pemimpin dan Sekretaris Organisasi sebagai Spokesperson
- Konsep Informasi dan Sistem Informasi Manajemen sebagai Spokesperson
- Ruang Lingkup Administrasi Kesekretarian sebagai Spokesperson
- Konsep Dasar Humas dan Protokoler sebagai Spokesperson
- Pendefinisian Secara Rinci Etika Bagian Humas dan Protokoler sebagai Spokesperson
- Fungsi dan Manfaat Protokoler pada Perusahaan Lembaga Keuangan Bank sebagai Spokesperson
- Estetika dan Citra Diri yang Perlu Ditekankan dalam Humas dan Protokoler sebagai Spokesperson
- Aspek Komunikasi yang Efektif untuk Menunjang Tugas Bagian Humas dan Protokoler sebagai Spokesperson
- Elemen Komunikasi sebagai Spokesperson
- Strategi Membangun Komunikasi yang Efektif sebagai Spokesperson
