Document Management System (DMS) bermanfaat dalam mengefektifkan dan mengefisienkan proses bisnis. Manfaat yang utama adalah pengguna dapat menemukan informasi yang dibutuhkan dengan cepat, sehingga dapat membantu proses menjadi lebih cepat, baik dan murah. Manajemen arsip dinamis merupakan bidang manajemen yang bertanggungjawab atas pengendalian secara efisien dan sistematis dalam penciptaan, pendistribusian, penyimpanan, penggunaan, pemeliharaan dan penyusutan arsip sehingga arsip dapat berfungsi secara optimal untuk mendukung proses manajemen organisasi, proses litigasi dan proteksi hukum serta sebagai bahan pertanggungjawaban/ akuntabilitas kepada pihak terkait (stakeholder) masa kini maupun yang akan datang.
Tujuan
Dengan mengikuti pelatihan ini peserta diharapkan dapat memahami fungsi manajemen kearsipan untuk terciptanya keseimbangan arsip dalam segi penciptaan, lalu lintas dokumen, pencatatan, penerusan, pendistribusian, pemakaian, penyimpanan, pemeliharaan, pemindahan dan pemusnahan arsip. Tujuan akhirnya yaitu untuk menyederhanakan jenis dan volume arsip serta mendayagunakan penggunaan arsip bagi peningkatan kinerja dan profesionalitas institusi atau lembaga dengan biaya yang efektif dan efisien.
Materi Pokok
- Database Management System
- Manfaat dan Peran DMS dalam Organisasi
- Komponen Utama DMS: Kamus Data, Utilitas, Penghasil Laporan
- Administrator Database
- Klasifikasi Jenis-Jenis Arsip/Dokumen Perusahaan
- Kode Klasifikasi dan Kode Indeks dalam Pengelolaan Arsip
- Tahapan dan Prosedure Filing System
- Metode Pengawasan dan Pemindahan File
- Proses Penyusutan Umur Dokumen (Document, Records dan Archive)
- Kecermatan Pengambilan Dokumen
- Manajemen dalam Mengelola Arsip
- Media Penyimpanan Untuk Electronic Filing System
- Level Security User Access Application
