Di era transformasi digital, fungsi General Affairs (GA) dalam industri perbankan tidak lagi sekadar menjalankan tugas administratif dan logistik, tetapi dituntut untuk mampu memberikan layanan yang cepat, efisien, terintegrasi, dan berbasis teknologi. Pemanfaatan teknologi dalam GA mulai dari sistem manajemen aset digital, pemeliharaan fasilitas berbasis IoT, hingga layanan kantor otomatisasi seperti permintaan barang, pemesanan ruang rapat, atau pengelolaan surat menyurat elektronik dapat secara signifikan meningkatkan produktivitas, transparansi, serta akuntabilitas dalam operasional harian. Pelatihan ini dirancang untuk membekali personel GA dengan wawasan dan keterampilan dalam mengidentifikasi kebutuhan digitalisasi, memilih teknologi yang sesuai, serta mengimplementasikannya secara efektif untuk mendukung efisiensi kerja dan layanan yang berorientasi pada kebutuhan internal organisasi.
Pelatihan ini juga menyoroti tantangan dan solusi dalam proses digitalisasi layanan GA, termasuk bagaimana mengelola perubahan budaya kerja, menyusun SOP berbasis sistem elektronik, serta mengintegrasikan data dari berbagai sistem layanan pendukung. Peserta akan diperkenalkan pada berbagai platform dan aplikasi umum yang mendukung tugas GA, baik yang bersifat komersial maupun dikembangkan secara internal, serta cara mengevaluasi efektivitasnya dalam mendukung proses kerja. Selain itu, pelatihan juga mencakup studi kasus implementasi teknologi GA di sektor perbankan dan pendekatan pengukuran efisiensi pasca-digitalisasi. Pelatihan ini ideal diikuti oleh staf dan manajer Divisi Umum, IT support GA, serta pihak lain yang terlibat dalam pengelolaan fasilitas, aset, dan layanan kantor secara lintas unit.
Tujuan
- Memahami peran penting teknologi dalam peningkatan efisiensi layanan General Affairs.
- Mengidentifikasi peluang digitalisasi pada layanan GA dan merancang rencana implementasinya.
- Mengoperasikan sistem atau aplikasi yang mendukung otomasi layanan kantor, pengelolaan aset, dan fasilitas.
- Menyusun prosedur kerja berbasis teknologi yang terintegrasi dengan sistem informasi organisasi.
- Mengevaluasi kinerja layanan GA pasca-transformasi digital secara kuantitatif dan kualitatif.
Materi Pokok
Hari 1 – Dasar dan Peluang Teknologi dalam GA
- Peran Teknologi dalam Transformasi Fungsi GA
- Evolusi layanan GA: dari manual ke digital
- Tantangan layanan GA konvensional di sektor perbankan
- Digitalisasi GA sebagai bagian dari efisiensi operasional bank
- Identifikasi Area Digitalisasi dalam GA
- Sistem manajemen aset digital dan barcode tagging
- Otomatisasi pemesanan ruang rapat, permintaan barang, dan kendaraan operasional
- Pengelolaan surat, memo, dan dokumen internal secara elektronik
- Pengenalan Tools dan Platform GA Digital
- Contoh aplikasi umum (GA dashboard, CMMS, e-request system)
- Pemanfaatan IoT dan sensor dalam pengelolaan fasilitas
- Integrasi aplikasi GA dengan sistem ERP atau HRIS
Hari 2 – Implementasi, Evaluasi, dan Studi Kasus
- Strategi Implementasi Teknologi GA
- Penyusunan SOP berbasis sistem digital
- Manajemen perubahan dan pelibatan karyawan
- Pelatihan internal dan pengelolaan resistensi digital
- Evaluasi dan Pengukuran Efisiensi Layanan GA
- Indikator kinerja utama (KPI) layanan GA pasca-digitalisasi
- Pengukuran efisiensi biaya, waktu layanan, dan kepuasan pengguna internal
- Audit layanan berbasis data sistem
- Studi Kasus dan Praktik Terbaik
- Studi kasus implementasi teknologi GA di bank besar dan menengah
- Diskusi kelompok: pemetaan digitalisasi di lingkungan peserta
- Simulasi penggunaan sistem layanan GA digital
