Perkembangan teknologi dan penerapan sistem kerja hybrid telah mengubah cara dunia perbankan menyelenggarakan rapat, koordinasi, dan acara resmi. Sekretaris dan staf administrasi kini dituntut tidak hanya mampu mengatur agenda secara konvensional, tetapi juga mengelola digital meetings secara profesional, aman, dan efisien dengan memperhatikan etika serta e-protocol yang sesuai standar industri keuangan.
Pelatihan ini dirancang untuk membekali peserta dengan kemampuan mengelola rapat daring (virtual meetings), menerapkan protokol digital (e-protocol), serta menggunakan berbagai aplikasi dan platform digital dengan efektif dan beretika, khususnya dalam konteks perbankan yang menuntut keamanan data dan profesionalisme tinggi.
Tujuan
- Memahami peran dan tanggung jawab sekretaris dalam penyelenggaraan digital meetings di industri perbankan.
- Menerapkan prinsip e-protocol dalam komunikasi, koordinasi, dan pelaporan digital.
- Menguasai penggunaan platform digital (Zoom, MS Teams, Google Meet, dll) secara profesional dan efisien.
- Menjaga keamanan data, kerahasiaan dokumen, dan etika komunikasi dalam pertemuan daring.
- Mengelola administrasi digital meeting: agenda, notulen, follow-up, dan pelaporan elektronik.
Materi Pokok
-
Dinamika Rapat Digital di Industri Perbankan
- Transformasi digital dalam kegiatan rapat dan koordinasi perbankan.
- Perubahan peran sekretaris dan staf administrasi di era digital.
- Jenis-jenis rapat digital: internal, eksternal, hybrid, dan confidential meeting.
- Tantangan umum dan solusi dalam pelaksanaan digital meetings.
-
Penerapan E-Protocol dalam Lingkungan Perbankan
- Pengertian dan prinsip e-protocol (digital protocol).
- Etika profesional dalam rapat daring.
- Pengaturan tata cara (digital etiquette): penampilan, komunikasi, dan dokumentasi.
- Prosedur penerimaan tamu dan koordinasi pimpinan secara virtual.
- Studi kasus: penyelenggaraan rapat digital lintas divisi dan lintas institusi.
-
Pengelolaan Teknis Digital Meetings
- Persiapan sebelum rapat (pre-meeting checklist).
- Membuat jadwal dan undangan digital.
- Mengatur link, host, dan pengaturan keamanan (password, waiting room, record policy).
- Penggunaan platform profesional (Zoom, Microsoft Teams, Google Meet).
- Pengaturan tampilan, screen sharing, breakout rooms, dan e-voting.
- Troubleshooting umum dan manajemen kendala teknis.
-
Dokumentasi dan Pelaporan Elektronik
- Pembuatan agenda digital dan distribusinya.
- Teknik membuat notulen digital secara real-time.
- Pengarsipan elektronik dan keamanan data hasil rapat.
- Sistem tindak lanjut (follow-up) hasil keputusan rapat.
- Penerapan tanda tangan digital dan sistem otorisasi elektronik.
-
Simulasi dan Role Play
- Simulasi rapat digital perbankan (dengan pembagian peran sekretaris, pimpinan, peserta).
- Evaluasi penerapan e-protocol dan efisiensi pelaksanaan rapat.
- Sharing best practice dari lingkungan perbankan dan lembaga keuangan.
