Di tengah tuntutan efisiensi, transparansi, dan kecepatan dalam lingkungan kerja perbankan modern, Divisi Umum (GA) dituntut untuk bertransformasi dari peran administratif tradisional menjadi unit pendukung strategis yang berbasis teknologi. Salah satu langkah penting dalam transformasi ini adalah pemanfaatan sistem e-Procurement dan automasi operasional untuk mendukung pengadaan barang/jasa, pengelolaan aset, serta layanan umum yang lebih cepat, akuntabel, dan terdokumentasi secara sistematis. Sistem e-Procurement tidak hanya berperan sebagai alat digital untuk efisiensi proses pengadaan, tetapi juga sebagai instrumen tata kelola yang menjamin kepatuhan terhadap kebijakan internal dan regulasi eksternal, mengurangi risiko penyalahgunaan wewenang, serta meningkatkan akurasi dan transparansi dalam pemilihan vendor maupun penggunaan anggaran.
Pelatihan ini dirancang untuk memberikan pemahaman komprehensif mengenai prinsip kerja, implementasi, serta manfaat dari sistem e-Procurement dan automasi layanan operasional GA dalam konteks perbankan. Peserta akan mempelajari bagaimana mengoptimalkan fitur-fitur utama sistem e-Procurement untuk proses permintaan, persetujuan, evaluasi vendor, hingga pelaporan yang terintegrasi. Selain itu, pelatihan juga membahas praktik terbaik dalam otomasi tugas-tugas GA yang berulang, seperti pengelolaan permintaan internal, distribusi logistik, pelacakan aset, dan pengarsipan dokumen. Dengan pendekatan studi kasus, simulasi, serta latihan penggunaan sistem, peserta akan dibekali kemampuan untuk meningkatkan akurasi, efisiensi waktu, dan pengawasan dalam setiap aktivitas operasional GA, sekaligus meminimalkan potensi hambatan administratif yang dapat mengganggu kelancaran operasional bank secara keseluruhan.
Tujuan
- Memahami konsep dan prinsip dasar sistem e-Procurement serta automasi dalam fungsi operasional GA.
- Mengoperasikan sistem e-Procurement secara efektif untuk mendukung proses pengadaan dan pelaporan.
- Mengidentifikasi area kerja GA yang dapat diotomatisasi untuk peningkatan efisiensi dan akurasi.
- Meningkatkan transparansi dan akuntabilitas dalam pelaksanaan fungsi GA melalui penerapan teknologi.
- Menyusun langkah-langkah strategis dalam pengembangan sistem operasional berbasis digital di unit GA.
Materi Pokok
Hari 1: Sistem e-Procurement dalam Fungsi GA
- Pengenalan e-Procurement dan Peran Strategisnya di Divisi Umum
- Konsep e-Procurement dan perbedaan dengan sistem manual
- Kebutuhan efisiensi dan kepatuhan dalam proses pengadaan
- Studi kasus e-Procurement di sektor perbankan
- Tahapan Proses e-Procurement dalam Pengadaan Barang dan Jasa
- Proses permintaan (request), seleksi vendor, hingga persetujuan
- Integrasi e-Procurement dengan anggaran dan regulasi internal
- Pengelolaan katalog, purchase order (PO), dan invoice elektronik
- Evaluasi Vendor & Pengawasan Transaksi Melalui Sistem
- Penilaian kinerja vendor berbasis data sistem
- Automasi pelaporan aktivitas pengadaan
- Audit trail dan transparansi proses
- Simulasi Penggunaan Sistem e-Procurement
- Latihan input permintaan pengadaan
- Proses persetujuan dan notifikasi elektronik
- Simulasi pelacakan status pengadaan dan pelaporan
Hari 2: Automasi Operasional GA untuk Efisiensi Layanan
- Identifikasi Area Operasional GA yang Dapat Diotomatisasi
- Tugas administratif berulang dalam layanan umum
- Mapping proses yang dapat didigitalisasi (workflow, approval, tracking)
- Contoh automasi pada pengelolaan permintaan internal, inventaris, dan logistik
- Tools & Platform untuk Mendukung Automasi GA
- Penggunaan software berbasis cloud dan intranet perusahaan
- Dasbor monitoring permintaan layanan dan tugas lapangan
- Integrasi automasi dengan sistem SDM, keuangan, dan keamanan
- Peningkatan Akurasi dan Respons Layanan melalui Teknologi
- Pengurangan human error dan duplikasi data
- Pengelolaan dokumentasi digital dan sistem notifikasi otomatis
- Percepatan layanan berbasis SLA dan KPI
- Workshop: Rencana Automasi Proses GA di Lingkungan Kerja
- Penyusunan rencana digitalisasi proses kerja GA
- Identifikasi hambatan dan solusi implementasi
- Presentasi ide dan umpan balik kelompok
